La eficiencia en el uso de los recursos se refiere al aprovechamiento que hacemos de ellos, lo cual es un aspecto clave dentro del mejoramiento de la calidad. La noción moderna de eficiencia es aquella que va ligada al incremento del valor creado y del valor agregado.
Aquello mediante lo cual mejoramos en cantidad y calidad nuestros productos, disminuyendo la cantidad de insumos requeridos. Por ello debemos centrar nuestra atención en la reducción de los desperdicios.
Empezaremos definiendo, con el objetivo de estar todos de acuerdo, qué entendemos por desperdicio : “toda actividad del proceso que agrega costo pero no valor”.
Por tanto, si eliminamos los desperdicios, eliminamos los sobrecostos, disminuiremos al mínimo el uso de los recursos sin afectar negativamente el logro de los resultados propuestos.
Este indicador se refiere específicamente al logro de un producto eficientemente y se enfoca específicamente a la relación del producto con el insumo utilizado para obtenerlo.
La eficiencia productiva total es el punto en el cual se satisfacen dos condiciones:
1) Para cualquier combinación de insumos que se utilizan en determinada producción, no se usa más de cualquier insumo que el mínimo necesario para lograr esa producción y
2) Dadas las combinaciones que satisfacen la primera condición, se selecciona la menos costosa.
La primera relación está dada por condiciones técnicas y, por consiguiente, se conoce como eficiencia técnica. La segunda condición está dada por la relación de precios de los insumos y se le conoce como eficiencia económica.
Este indicador se puede calcular de forma parcial o total. Las mediciones parciales se corresponden con la relación: producción / insumo, donde se determina la relación con un determinado insumo. En el caso de que la medición se produzca en unidades físicas, estamos en presencia de una medición operativa , pero si se realiza en unidades monetarias, sería una medición financiera.
Especial interés, en la actualidad, tiene la eficiencia en el uso de los recursos energéticos y los combustibles, así como de los espacios e instalaciones.
El cálculo será total cuando para obtener un producto o servicio sea necesario utilizar diversos insumos, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.
Esta medición evaluará el efecto de todos los insumos.
Toda mejora que se realice en los procesos deberá mejorar los indicadores de eficiencia. Por ejemplo, si el rediseño del proceso reduce el número de unidades defectuosas, se utilizará menos materiales y menos mano de obra para lograr la misma producción. La reducción de las cantidades defectuosas mejora este indicador.
Pero no sólo en este caso es posible una mejora de este indicador, puede darse el caso de organizaciones donde no se produzcan defectos desde el punto de vista de las especificaciones, pero aún así tienen un proceso ineficiente.
Por ejemplo, considere una mercancía que pasa a través de dos procesos de 5 minutos de duración cada uno (suponga que el pro— ducto se fabrica libre de defecto).
Una unidad requiere 10 minutos para producirse.
Si el producto se elabora en lotes de 1200 unidades, el protejo uno elabora 1200 unidades; después el lote se traslada a otro lugar mediante un transporte, donde pasan al proceso 2.
De esta forma, para cada proceso son 6000 minutos o 100 horas.
Las 1200 unidades terminadas requieren de un total de 200 horas (100 horas para cada proceso) sin contar con el tiempo de transportación que suponemos de 15 minutos.
Rediseñando el proceso puede mejorarse la eficiencia.
Supongamos que ubicamos el segundo proceso lo suficientemente cerca del primero, de modo que tan pronto como una unidad concluya el primer proceso, comienza el segundo.
De esta forma el primero y segundo proceso pueden estar trabajando al mismo tiempo. El segundo no tiene que esperar por el lote completo para comenzar a procesarlo. El tiempo total de producción será de 6000 minutos, más el tiempo de espera de la primera unidad (5 minutos).
De esta forma la producción de las 1200 unidades se ha reducido de 200 horas y 15 minutos, a 100 horas y 5 minutos. Puede obtenerse mejores resultados con menos insumos (tiempo).
Cuando nos detenemos a revisar las actividades que realizamos en un área o unidad, mediante un diagrama de proceso, podremos ver inmediatamente que a veces es mayor el tiempo que el insumo, objeto de transformaciones, pasa en espera, transporte e inspecciones, que el tiempo en que realmente es transformado (tiempo de operaciones).
Esto se puede calcular de la forma siguiente:
Índice de Operación = Tiempo de operación / Tiempo Total
Tiempo de operación: tiempo en el cual el insumo es objeto de transformación que le añade valor.
Tiempo total: tiempo que transcurre desde que el/los insumos llegan al proceso, hasta que el producto es entregado al cliente.
El tiempo total es la sumatoria de los tiempos de operaciones, en inventario y espera, así como tiempo de transporte, mediciones, cambios y puesta a punto de las operaciones.
En más del 80% de las actividades que realizamos, gastamos insumos sin agregar valor, vale decir que gastamos también Horas-hombres, equipos, áreas e instalaciones, que son insumos que debemos considerar en los indicadores de eficiencia en el uso de los recursos y están presentes, en la medición total que se realiza.
De ahí que en una buena gerencia debe abordarse con prioridad el mejoramiento de la eficiencia, tratando de eliminar las actividades no productivas (que no agregan valor) e innecesarias.